Wer als Unternehmerin langfristig erfolgreich sein möchte, sollte sich und die Firma kontinuierlich weiterentwickeln. Es gilt, Arbeitsabläufe immer wieder zu optimieren und sie effizienter zu machen. Das erfordert Arbeit und Aufmerksamkeit, lohnt sich aber, da man damit langfristig die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens unterstützt.
Die Begrifflichkeiten klären
Bei Effektivität geht es darum, ein Ziel mit einer geeigneten Maßnahme zu erreichen. Beim Begriff Effizienz spielt auch die Art und Weise des Vorgehens eine Rolle:
1. Ökonomische Effizienz dient der Aufgabe, Ziele mit möglichst geringem Ressourceneinsatz zu erreichen.
2. Die soziale Komponente bezeichnet personelle Aspekte, sprich Partizipation und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn Unternehmerinnen das Potenzial ihrer Firma voll ausschöpfen wollen, beschäftigen sie sich am besten mit diesen Begriffen. In diesem Zusammenhang kann man konkrete Handlungsempfehlungen benennen, die ihnen helfen, betriebliche Aufgaben effizienter zu gestalten. Zu Beginn stellt man sich folgende Fragen:
· Was muss ich als Unternehmerin tun, um meine Ziele zu erreichen? (Stichwort: Effektivität)
· Was kann ich tun, um das möglichst ressourcenschonend zu bewältigen? (Stichwort: Effizienz)
Auf Basis dessen kann man die Prozesse im Unternehmen analysieren und gegebenenfalls anpassen. Worauf sollte man dabei Wert legen?
Wirtschaftlichkeit mit einer ERP-Software erhöhen
Zunächst einmal ist es sinnvoll, sich die richtigen Hilfsmittel anzuschaffen und interne Prozesse durch innovative Lösungen zu optimieren: Eine ERP- Software steuert die Vorgänge in einem Unternehmen ganz zentral. Sie dient folgenden Zielen:
· Arbeitsabläufe vereinfachen
· Prozesse automatisieren
· Kommunikation unter Mitarbeitern erleichtern
· Aufgaben optimal verteilen
· Große Datenmengen verwalten
Das hört sich erst einmal gut an, aber was ist denn überhaupt ein ERP-System? Die Abkürzung steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Software-Lösung, die Unternehmerinnen in folgenden Bereichen unterstützt:
· Human Resources
· Stammdatenverwaltung
· Finanzwesen
· Buchhaltung
· Dokumentenmanagement
· Marketing und Vertrieb
· Produktion
· Materialbeschaffung
· Ein- und Verkauf
Das macht die Arbeit effizienter, da in beinahe jedem Unternehmensbereich Prozesse einfacher und teilweise automatisiert ablaufen. So steigern Unternehmerinnen ihre Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen am Markt. Zudem kann man die anfallenden Arbeiten besser und gleichzeitig mit weniger Kapital erledigen. Wer sich im Detail darüber informieren möchte, kann hier alles Wissenswerte über ERP nachlesen.
Nachhaltig wirtschaften
Effizienz bedeutet, ressourcenschonend zu arbeiten. Das gilt nicht nur für Kapital und Güter des eigenen Unternehmens, nein, das betrifft auch die Umwelt. Schließlich kann man Ressourcen nur effizient einsetzen, wenn sie möglichst lange zur Verfügung stehen. Es ist eigentlich ganz einfach: Wer beispielsweise weniger Heizöl verbraucht, verringert die Nebenkosten des Büros und schont letztlich auch die Umwelt. Eine weitere Möglichkeit ist das papierlose Büro: Unternehmerinnen sparen Platz in den Regalen sowie Kosten für Papier und Druck. Außerdem kann jeder Berechtigte von unterwegs auf benötigte Dokumente zugreifen – Effizienz und Umweltschutz auf praktische Weise vereint.
Ein weiterer Pluspunkt: Das kann man für Marketingzwecke verwenden. Es macht einen positiven Eindruck auf potenzielle Kunden, wenn man auf Klimaneutralität im Büro achtet.
Weitere Tipps für effiziente Unternehmerinnen
1. Es ist nicht ungewöhnlich, wenn man als Hauptverantwortliche alles selbst in die Hand nehmen möchte. Oft ist das allerdings aus zeitlichen Gründen nicht möglich. Es kann durchaus lohnenswert sein, einen Moment durchzuatmen und sich zu überlegen: Was kann man abgeben? Gibt es Mitarbeiter, welche die Aufgaben dank ihrer speziellen Expertise schneller erledigen können? In diesem Zusammenhang ist es auch sinnvoll, die Kommunikation direkt zu gestalten und keine unnötigen Umwege über die eigene Person oder unbeteiligte Mitarbeiter zu gehen.
2. Coaches wie Christine Walker geben Tipps, wie man die Arbeitszeit besonders effizient nutzt. Ihr Credo ist: Zeit ist eines der wichtigsten Güter als Unternehmerin. Zum Beispiel kann man fixe Zeiten für den E-Mail-Verkehr einplanen und sich ansonsten konzentriert mit anderen Aufgaben beschäftigen. Zudem sollte man Aufgaben verteilen. Dafür ist Vertrauen auf die Leistung der Mitarbeiter natürlich wichtig.
3. Man sollte immer ein konkretes Ziel benennen und essentielle Arbeitsschritte definieren. Wenn jeder genau weiß, was er zu tun hat, um eine Aufgabe zu vollenden, vermeidet man unnötige Mehrarbeit.
4. Es ist außerdem sinnvoll, Kosten und Nutzen der anfallenden Aufgaben regelmäßig zu überprüfen. So kann man finanzielle Fallen erkennen und rechtzeitig eliminieren.
5. In Hinblick auf Lean-Production und die sieben Arten der Verschwendung gibt es Möglichkeiten, sinnlose Tätigkeiten zu vermeiden. Beispielsweise sollte man versuchen, Transportwege zwischen Arbeitsstätten so kurz wie möglich zu halten. Schließlich nimmt der Transport finanzielle und menschliche Ressourcen in Anspruch. Außerdem sollten Unternehmerinnen sich nicht einfach mit dem erreichten Zustand zufriedengeben. Vielmehr sollten sie nach kontinuierlicher Verbesserung streben.
