Mac-Tools zur Organisation des Arbeitsalltags

Freiberufliches Arbeiten erfordert eine Menge Disziplin, Ausdauer und nicht zuletzt Selbstorganisation. Unterschiedliche Projekte gleichzeitig bearbeiten, Deadlines einhalten, Kunden verwalten – da kann selbst das größte Organisationstalent schon mal den Überblick verlieren. Ein MacBook mit den entsprechenden Tools schafft Abhilfe.

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Ob Grafikerin, Journalistin oder PR-Beraterin: Als Freiberuflerin muss man oft auch unterwegs Zugriff auf seine Unterlagen haben bzw. auf Reisen arbeiten. Egal, ob zu Hause im heimischen Büro, im Lieblings-Café oder beim Kunden vor Ort – ohne ein entsprechendes Arbeitsgerät ist das kaum denkbar. Aufgrund ihres geringen Gewichts und des leistungsstarken Akkus sind für die Arbeit unterwegs vor allem MacBooks sehr beliebt – das gilt insbesondere für die Modelle der Air-Reihe, da sie in unterschiedlichen Abmessungen verfügbar sind und ausreichend Rechenleistung bieten, um damit im Zug auch mit modernen Grafik- und 3D-Programmen arbeiten zu können. Und mit einigen zusätzlichen Tools gelingt auch die Arbeitsorganisation mit dem MacBook problemlos.

Zeiterfassung zur besseren Selbstkontrolle

 Als Freiberufler weiß man, dass Zeit Geld ist. Umso wichtiger ist es, einen genauen Überblick darüber zu haben, wie viel Zeit einzelne Tätigkeiten in Anspruch nehmen. Das kann man leicht mit dem Programm Timing kontrollieren, das man im App Store für knapp 30 Euro bekommt. Auf den ersten Blick wirkt das nicht gerade günstig, doch ist es das perfekte Tool zur Zeiterfassung für Freiberuflerinnen und kleine Unternehmen. Die Erfassung erfolgt komplett automatisch, indem das Programm alle Computer-Aktivitäten überprüft und festhält – die entsprechende Erlaubnis des Nutzers natürlich vorausgesetzt. Mit mite lässt sich dagegen die Zeit nur erfassen, wenn man online ist. Dafür braucht man das Programm nicht extra installieren. In das Tool werden verschiedene Projekte mit den dazugehörigen Kundendaten eingetragen, und sobald die Arbeit am jeweiligen Projekt startet, wird die Zeit gemessen und später abgespeichert. Beim Anlegen eines Projekts kann der Nutzer zudem einen Stundensatz angeben, um am Ende des Monats das Verhältnis zwischen Erlös und Aufwand zu überprüfen.

Terminplanung leicht gemacht

Ein sehr hilfreiches Werkzeug, das bei Mac zum eigenen Betriebssystem gehört, ist der Terminplaner „Kalender“. Damit lassen sich sowohl private als auch geschäftliche Termine – die farblich unterschiedlich markiert sind – bestens verwalten. Freiberuflerinnen können dieses Tool aber auch anderweitig nutzen, indem sie Tag für Tag ihre Aufgaben darin festhalten. Am besten geht das, wenn man sich für die einzelnen Tätigkeit ein sinnvolles Farbsystem überlegt. Um einzelne Aufgaben leichter zu gruppieren, kann auch eine Ordnung nach Tätigkeiten – wie Textarbeiten, Buchhaltung, Akquise etc. – sinnvoll sein. So hat man gleich auf einen guten Überblick darüber, wann welche Aufgabe fällig wird und wie viel Zeitpuffer man jeweils dazwischen hat. Wem ein Tool mit integrierter Aufgabenverwaltung lieber ist, sollte auf das kostenpflichtige BusyCall zurückgreifen. Damit lassen sich Aufgaben im Handumdrehen eintragen, priorisieren und sogar mit Anhängen versehen. Zusätzlich kann man damit auch Protokolle und wichtige Notizen zu den einzelnen Aufgaben anlegen.

Kunden managen – nichts leichter als das

Als erfolgreicher Freiberufler muss man sich viele Kundennamen und -Daten merken. Da kann ein Programm hilfreich sein, das diese Aufgabe für einen übernimmt. Eines der bekanntesten CRM-Programme (Customer Relationship Management) für den Mac ist Daylite. Es bietet Tools zur Kundenverwaltung ebenso wie einen Terminkalender und Anwendungen zur Projektsteuerung. Dieser große Funktionsumfang schlägt sich allerdings auch im Preis von mehreren Hundert Euro nieder. Viel günstiger geht es mit dem bereits vorinstallierten Programm „Kontakte“. Damit lässt sich eine Übersicht aller Geschäftskontakte inklusive Anmerkungen zusammenstellen. Die übliche Integration der apple-eigenen Programme ermöglicht sogar das Verschicken von Serien-E-Mails. Was die Anzahl der Funktionen angeht, kann Kontakte zwar nicht mit Daylite mithalten, ist für ein einfaches Kundenmanagement für die meisten Freiberuflerinnen allerdings vollkommen ausreichend.